Ventas

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VentasAbarca toda la gestión del ciclo de venta, pasando por el presupuesto, el pedido, la proforma, el albarán, la lista de empaquetado y la factura. Incluye la gestión de artículos, clientes, vendedores, transportistas, tarifas, contratos de servicio, etiquetado, control de riesgos, estadísticas, etc. y dispone de un TPV para la realización de ventas directas. Mediante EDI, soporta la recepción de pedidos electrónicos, y la emisión de albaranes y facturas electrónicas. Se integra con los módulos de almacén, tesorería y contabilidad.

Características Generales

  • La operación puede iniciarse directamente sobre la factura o en cualquier punto de la cadena (presupuesto, factura proforma, pedido, albarán, factura, cartera, etc).

  • Los movimientos de stock y la integración contable se realizan en tiempo real.

  • Automáticamente, los presupuestos se pueden convertir en pedidos, los pedidos en albaranes, y los albaranes en facturas.

  • Control detallado de riesgo por cliente

  • Control del margen comercial en cada artículo.

  • Proceso agilizado para la venta por mostrador con ticket, albarán y/o factura (TPV).

  • Las condiciones comerciales se arrastran desde la ficha del cliente pero pueden ser modificadas para cada operación.

  • Posibilidad de volver hacia atrás cualquier operación tanto de presupuestos, pedidos, albaranes, facturas, contabilidad, etc.

  • Posibilidad de retener albaranes en el proceso de facturación.

  • Funciones de importación y exportación de documentos EDI.

  • Control de comisiones por vendedores con estadísticas.

  • Gestión de cobradores.

  • Gestión de compañías aseguradoras.

  • Emisión de etiquetas que permite generar etiquetas para las agencias de transportes, para los pedidos de cliente, para los productos, etc.

  • Generación automática de packing-list.

  • Todos los impresos son configurables por el usuario.

  • Gestión de transportistas y gastos asociados.

  • Gestión de devoluciones de clientes.

Artículos

Los artículos representan a los productos y servicios que se emplean en todo el circuito de compras, ventas y producción. Tienen las siguientes características:

  • El código del artículo tienen una longitud de 1 a 30 caracteres alfanuméricos, por ello, es posible adaptar el tamaño del código a las necesidades existentes. También se dispone de códigos alternativos o alias para una más rápida localización de los artículo usuales.

  • Dispone de amplios campos de descripción para que se pueda detallar minuciosamente cada artículo.

  • El almacén puede segmentarse por tallas, lotes, números de serie, caducidades, y propiedades (colores, tamaños, calidades, etc.).

  • Tienen una clasificación principal a 3 niveles (Sección, Familia y Subfamilia), y otra clasificación alternativa a 5 niveles.

  • Pueden tener una composición jerárquica, es decir, los productos que vayan a ser fabricados, pueden descomponerse en otros artículos (materias primas y productos semielaborados), y estos a su vez pueden seguir descomponiendose en otros, y así sucesivamente sin límite.

  • Soporta la codificación por código de barras para su uso en la compra, venta producción y almacenaje.

  • Permite emplear distintas unidades de medida, pudiendo realizar las compras con una unidad determinada y la venta con otra.

  • Un determinado artículo puede comprarse a distintos proveedores, por tanto, se contemplan precios y unidades de medida por proveedor.

  • Imágenes del artículo para su aparición en catálogos, listas de precios, etiquetas, ordenes de producción, etc.

  • Envases para la adhesión al SIG o Sistema Integrado de Gestión (ECOEMBES).

  • Partida estadística para la confección del Intrastat.

  • Descripciones en distintos idiomas.

Precios de venta

En cuanto a los precios de venta, Bioges dispone de un abanico amplísimo de posibilidades permitiendo adaptarse a practicamente cualquier política de precios que se desee implantar.
  • Tarifas o lista de precios ilimitadas.

  • Precios diferentes en función de las propiedades (colores, tamaños, calidades, etc.).

  • Precios especiales por cliente o por tipo de cliente.

  • Unidad base de precio (Ejemplo: 10€/100 gramos, 100€/Kg, etc).

  • Precios en moneda extranjera.

  • Precios por empresa, país y centro de venta.

  • Vigencia de precios en un rango de fechas.

  • Precios con hasta 4 descuentos asociados.

  • Precios por tallaje.

  • Escalado de precios en función de la cantidad vendida.

  • Promociones (2x1, 3x2, 2ª unidad al 50%, 2 + 1 artículo de regalo, etc.).

  • Ofertas o rebajas.

  • Generación automática de tarifas con incrementos fijos y porcentajes sobre el precio de compra y el margen bruto por artículos y familias de artículos.

  • Duplicación automática de tarifas pudiendo aplicar nuevos incrementos fijos o porcentuales

Clientes

La ventaja estratégica de su compañía radica en la capacidad de entregar a sus clientes el producto adecuado, al precio justo y en el tiempo correcto y con unos costes ajustados. Mediante las características avanzadas de Bioges 4 su equipo de ventas podrá gestionar toda la información siguiente:

  • Delegaciones.

  • Direcciones de envío

  • Personas de contacto.

  • Bancos

  • Condiciones de pago

  • Vendedores por cliente.

  • Artículos por cliente.

  • Precios especiales.

  • Descuentos por familia.

  • Datos relativos al marketing.

  • Intercambio electrónico de datos o EDI (Electronic Data Interchange)

  • Control de riesgo por empresa en tiempo real con aviso y/o bloqueo de los pedidos. La empresa decide un riesgo máximo de ventas para cada cliente. Durante el proceso comercial, el riesgo se organiza en las diferentes fases (pedidos, albaranes, facturación y contabilidad). A medida que avanza el circuito comercial, el riesgo se traspasa de una fase a otra, para marcar en que etapa está y detectar rápidamente algún punto crítico.

  • Documentos ofimáticos asociados a la ficha (Gestión Documental).

  • Clasificación de clientes por múltiples criterios. Agrupaciones de clientes en conjuntos.

  • Gestión y seguimiento de clientes potenciales.

  • Diferenciación entre el cliente al que se le entrega la mercancía y el cliente al que se le factura.

Vendedores

Los vendedores constituyen la fuerza de venta de la empresa, y como tal, precisan de una gestión rigurosa que permita aplicar los distintos programas de incentivos y comisiones. Dicha gestión contempla los siguientes puntos:

  • Varios vendedores asociados a un pedido, en general, o por líneas.

  • Gestión de comisiones de vendedores parametrizables según múltiples criterios.

  • Realiza el seguimiento de las medidas de rendimiento comercial: volumen, márgenes, unidades, etc.

  • Gestión de comisiones indirectas y jerarquías de comerciales.

  • Informes de liquidación y situación de comisiones.

Presupuestos

Los presupuestos de venta permiten confeccionar ofertas personalizadas a clientes, y en caso de su aceptación total o parcial, se pueden convertir automáticamente en pedidos para su posterior gestión. Disponen de un periodo de validez y de una fecha de aceptación.

Pedidos

Los pedidos de cliente pueden crearse automáticamente a partir de un presupuesto previamente aceptado, pueden introducirse manualmente, o pueden provenir de la web corporativa de la empresa si ésta ha sido integrada con Bioges.

Convierte automáticamente pedidos de clientes en albaranes de clientes permitiendo distintos niveles de agrupación.

  • La situación del pedido puede ser fácilmente verificable por los usuarios comprobando si ha sido servido, si ha sido anulado, si está en producción y que cantidades de producto han pasado a producción, etc.

  • Pedidos por temporada, empresa y serie parametrizables.

  • Control de la situación del pedido (trazabilidad de entregas, facturas, etc.).

  • Dirección de entrega a nivel de línea de pedido.

  • Entregas parciales, totales, por línea o pedido.

  • Múltiples bases aplicables por pedido.

  • Múltiples vendedores por pedido y por líneas de pedido.

  • Desglose de líneas de pedido con composiciones de artículos y trabajos asociados.

  • Gestión de reclamaciones.

  • Control de formas de pago.

  • Descuentos comerciales y pronto pago.

  • Cálculo del margen en tiempo real.

  • Gestión de restos de pedidos.

  • Anulación automática de pedidos y líneas de pedidos.

  • Marcado de pedidos como enviados automáticamente.

  • Control en función del usuario, del margen mínimo, y/o el precio mínimo, y/o el importe mínimo y/o la cantidad.

  • Seguimiento de pedidos en curso.

  • Generación de facturas proforma.

  • Generación automática de pedidos a proveedores y de órdenes de fabricación a partir de las líneas de venta.

  • Control de pedidos en producción y control de líneas de pedidos en producción.

  • Gestión de anticipos con posible bloqueo de pedido.

  • Configurador de modelos.

  • Gestión de documentos por pedido.

  • Emisión de etiquetas configurables por pedido.

  • Listados configurables por el usuario.

Albaranes de clientes

Los albaranes o notas de entrega son documentos que reflejan las expediciones de mercancía y que pueden ser originados a partir de los pedidos de los clientes. Los albaranes son el reflejo de la mercancía entregada al cliente, aunque internamente el sistema haya desarrollado todo un mecanismo de abastecimiento considerando si el cliente admitía entregas parciales, si se puede expedir desde distintos almacenes, etc.

Los albaranes también pueden introducirse manualmente para reflejar devoluciones del cliente o simplemente para asignar gastos (por ejemplo, gastos de transporte) a un determinado envío.

  • La generación de albaranes puede realizarse de forma automática o manual.

  • Albaranes valorados o no valorados.

  • La expedición automática se nutre de las carteras de pedidos de cliente, teniendo en cuenta todos los criterios de expedición del cliente (agrupación de pedidos en un albarán siempre y cuando las condiciones de cada pedido sean las mismas, cada pedido un albarán, entregas parciales o completos de un pedido, etc.).

  • Permite la entrada de albaranes de venta "mostrador" sin documento origen previo (acuerdo, oferta o pedido) con y sin clientes dados de alta previamente.

Facturas de clientes

La confección de las facturas de los clientes se realiza por dos diferentes métodos. El primero es a partir de una entrada manual, donde se van seleccionando e incluyendo uno a uno los albaranes o devoluciones en la factura. El segundo es a partir de un proceso de facturación automática, el cual genera las facturas según las condiciones existentes en los albaranes, (creando una factura por albarán, o agrupando los albaranes similares, o agrupando albaranes y devoluciones, etc.), solicitando una confirmación posterior para validarlas.

Bioges 4 ofrece un potente sistema de generación de facturas de forma manual o automática. Las facturación automática se genera a partir de los albaranes y teniendo en consideración las condiciones variadas de facturación de cada uno de los clientes.

Como propiedades avanzadas de la facturación cabría destacar:

  • Facturas por ejercicio, empresa y departamento.

  • Múltiples bases aplicables por pedido.

  • Múltiples vendedores por factura y líneas de factura.

  • Generación automática de facturas a partir de los albaranes por cliente, tipo de cliente, procedencia, fechas de albarán, cantidades mínimas, etc.

  • Impresión de formatos de facturas configurables por el usuario.

  • Facturación directa (facturas de mostrador o servicios).

  • Mínimo de facturación parametrizable.

  • Gestión de descuentos y recargos en pagos.

  • Condiciones de pago multivencimiento, con diferencia de la forma de pago por vencimiento.

  • Edición de extracto de facturas por cliente, periodo, etc.

  • Gestión de abonos sobre facturas o sobre devoluciones de clientes.

  • Gestión de la cartera de efectos de clientes.

  • Gestión de documentos por factura.

  • Gestión de facturas y contratos de mantenimiento.

  • Posibilidad de agrupación de albaranes.

  • Facturación directa (facturas a clientes mostrador o servicios)

  • Capacidad de vender y facturar en unidades diferentes a las unidades de compra

  • Control de las unidades vendidas y conversión a la unidad de compra del artículo

  • Gestión de anticipos. Asignación automática o manual de los anticipos.

  • Gestión de abonos sobre facturas o sobre devoluciones.

  • Facturación por talonarios, que permite generar series de documentos por fechas y facturar con fecha anterior a la fecha actual.

  • Facturas directas tanto de artículos de stock como de servicios sin necesidad de albarán previo. La facturación directa de artículos de stock permite que no repercuta a almacén, pero que se refleje en estadísticas (Por ejemplo en un ajuste por diferencias de precios).

  • Facturas al contado con cobro directo en efectivo.

  • Notas de cargo o de abono de una factura.

  • Asignación de las fechas de vencimiento y condiciones de cobro a documentos en función de la forma de cobro con posibilidad de ser modificados.

  • Distintos tipos impositivos en la misma factura.

Ventas Directas (TPV)

  • Gestión de venta directa en mostrador, con posibilidad de emitir indistintamente tickets, albaranes o facturas.

  • Proceso de cobro de la venta integrado en la pantalla de venta directa.

  • Gestión de anticipos (importe entregado, cobrado y devolución).

  • Múltiples formas de pago.

  • Múltiples vendedores por venta.

  • Contabilización de tickets automática.

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